電子カルテなどの情報システムを更新する場合、現状の課題を整理する必要があります。数年間のシステム利用で課題が発生しており、解決できない残課題もあるのが一般的です。
課題認識の内容は、役職や職種で異なります。システムの全体像を把握するには、職種別のヒアリングを適切に実施して、内容を正確に理解する必要があります。正確な理解には多くの経験が必要とされます。管理者に対するヒアリングは、コストに関する話題も多く、同規模医療機関の調達金額が比較されることもあります。
システムベンダーは、初期構築から数年間の安定稼働を経て、これまでの課題管理がリスト化されています。解決した課題、解決に取り組んでいる課題、解決が見込めない課題、と分類されているのが一般的です。
システムベンダーにも現行システムに対するヒアリングを実施します。現行の課題、次期システムのあるべき構成などを議論します。
これらのヒアリングを通じて現状の分析を行い、課題の抽出を行います。課題は運用に関することは除き、システム上の課題に限定します。システム化することで合理化できるか、医療安全上の課題が解決できるかといった視点で整理します。

公的医療機関や研究所では入札による調達が基本です。入札には仕様書が必要になりますが、その分量は非常に多く、内容も多岐にわたります。要望している機能を漏れなく記載して、必要な機能を網羅する必要があります。基幹システムと言われる電子カルテシステム、オーダリングシステム、看護支援システム、医事会計システムだけではなく、検査部門システム、薬剤部門システム、放射線画像管理システムなどの部門システムも多く含まれます。
内容が多岐にわたる仕様書を一人の担当者で完成させることは、専門知識と分量の点から難しいと考えています。それぞれの専門分野を持つ担当者が分担して仕様書を作成します。各担当者が作成した仕様書は、医療機関や研究所の調達主旨が十分に反映されているかを確認しながら完成させていきます。

情報システムは一般的に高額であり、その初期費用と数年間の運用費用が大きな経営的負担になります。一度導入したシステムは、保守なく利用できるものではありません。初期導入時に保守内容も十分に検討しておく必要があります。
コンサル活動を通じて、システムベンダーには何度か見積依頼を行います。初期費用と数年間の保守費用を把握して、その費用を継続して予算計上が可能であるか確認しながら進めていきます。システムベンダーにおいても、保守費用を含めて数年間の売り上げが計画できるメリットもあります。
一方、システム構築時に仕様書以外の要件を開発するように依頼されるリスクや保守要件以外の内容を行わざるを得ない可能性を費用に盛り込む傾向があります。このような、可能性の低いリスクを価格に盛り込むことがないように、システムベンダーと医療機関、研究所との間に立ち調整を行います。
最終的に、価格を適正化することは最も重要な業務です。

システムベンダー決定後は、システムベンダーが主体となり導入が進んでいきますが、導入過程での重要な要件は、コンサル業者として継続的に支援します。一般的な支援内容は、進捗管理、コミュニケーション管理、各工程完了時の確認、検収などが主となります。ベンダーが計画している内容に沿って大きな差異がなく進んでいるか、十分に情報共有ができているか、工程完了時のやるべきことができているか、仕様書の各項目に対して要件を満たしているか、などの確認を支援します。
また、カスタマイズの程度、システムベンダー変更の有無などにより支援の程度は大きく異なります。カスタマイズが多い案件では、要件定義の確認が必要となり、最終アプリケーションが希望する機能になっているかの確認が必要になります。システムベンダー変更時には、新規マスター設定や文書作成機能の設定、データ移行の確認など医療機関側の作業が膨大になります。必要な機能が最低限稼働しているかという視点での支援となります。

システムの安定稼働後、構築過程に関係したコンサル会社の関与を求められるケースがあります。安定的な運用の継続、望ましい保守体制の検討などがテーマとなります。
一般的な保守体制を示します。院内の保守体制、ヘルプデスクの業務範囲、部門システムとの保守契約内容によって、役割分担や指示系統が異なります。医療機関により保守体制は異なるとの認識です。保守業務が円滑に行われていないとの課題意識がある場合には、保守体制の現況を確認の上、保守体制改善の支援を行います。