電子カルテは非常に多くのカスタマイズが実装されており、相当に複雑なシステム構成となっていた。カスタマイズ機能を全て洗い出し、カスタマイズを継承するために必要なコストを調査した。カスタマイズ機能が最新の標準機能に搭載されているかどうか、または、類似機能で代替が可能かを確認した。
その結果、重要と考えていたカスタマイズ機能も多くは標準機能に搭載されており、標準機能にないカスタマイズ機能で重要性が高いものは限定的であることが分かった。
最終的にはカスタマイズ機能は諦めて、最新パッケージの標準機能で更新することとした。
カスタマイズを完全に止めたことでシステムは安定的な運用となっている。

電子カルテと部門システムの連携を含めてシステム構成図を整理した。その結果、かなりの機能が部門システムで実装されていた。
電子カルテでできることは電子カルテでやる、と全体方針が確定する。
全体方針に従い、可能な限り電子カルテに機能を集約した。
ただし、そもそも電子カルテで持っていない部門システムの機能、電子カルテで持っている機能では現実的に運用が難しい機能などは部門システムでの利用とした。
電子カルテに機能を集約したことで、部門端末から電子カルテ端末での利用変更もあり、端末数不足は一部解消できた。
データ利活用は電子カルテにデータが集約された分は利便性が向上したが、全体としては課題は残った。

病床規模以上のパッケージが導入されており、明らかにオーバースペックであった。電子カルテの機能を利用するためには導入時に設定が必要であるが、設定すら行われていない機能が多数あった。現在の電子カルテの利用状況を調査して、適切と思われるパッケージのデモを行った。
同時に現在よりも安価なベンダーのパッケージもデモを行い、比較検討を行った。機能と費用を比較しながら、院内で望ましいパッケージに関して議論を行い、あるべきシステム要件を明確にした。
ベンダー変更時のデータ移行、保守費用も含めて金額比較を行い、利用実態に近い電子カルテのパッケージ選定を行い、予算内の初期費用、保守費用となった。

医事会計システム、部門システムを含めて院内のシステム構成、保守期限を調査した。また、部門システムが電子カルテと連携が可能であるかを確認した。
結果として、ほぼ全てのシステムが更新の必要があると判断した。電子カルテのパッケージ費用が安価なベンダー、可能限り多くの部門システムを持っているパッケージ、電子カルテの機能がオプションである程度選択できるパッケージ、の視点でベンダー選定とデモを実施した。また、電子カルテ端末の設置を考慮した新規の院内ネットワークと、空調環境を考慮したサーバ室の整備も必要であり、それぞれ必要な費用として予算申請の対象とした。
結果として、初期費用を抑えた調達となった。

これまでに研究所にて検討されてきた資料を精査して、システムの全体概要を整理した。調達手続きの過程において、関心を持つシステムベンダーからの提案、コメントを受けて参考資料とした。
一方、クラウドサービスを提供する事業者からも最新の技術動向の情報を取得した。
これらを整理して、研究所と仕様要件を詰めていった。何度も研究所とシステムベンダー、クラウドサービス事業者と質疑が繰り返され、その間に入って情報整理を行った。研究所としては、想定する要件が漏れなく記載された仕様書と評価された。

初期に行った大規模構築のネットワーク構成図を参考に、現行業者からヒアリングを行った。配線図等は記憶に頼る部分も多く、全容は解明できなかったが、可能な限りの情報はネットワーク構成図に落とし込んだ。
機器の保守条件は、複数保守業者からヒアリングを行い、正確に保守条件を整理した。
その結果、保守条件にはばらつきがあり、既に保守切れとなっている機器もあった。
機器の保守と配線状況を考えれば、機器の全更新と不明配線の再設置が望ましいが、調達金額が高額となり、現実的でないと判断した。既存機器の一部継続利用、保守条件の変更、最低限の配線を想定した仕様書案を作成して複数の業者から見積り取得をした。
予算内となる要件を整理して仕様書を作成、最終的には想定したスケジュールと予算での調達となった。

既存のネットワーク構成図及び更新の提案内容を精査した。
ネットワーク構成図は不完全であったため、追加工事部分を追記して、正確なネットワーク構成図を作成した。既存を流用する配線、新規設置する配線を明確に示し、工事内容を明記した仕様書案を作成して関心を持っている業者に見積り依頼をした。
提案する機器メーカーは限定せず、幅広い積極的な提案を指示した。複数の業者から見積りを取得して、機器メーカーのメリット・デメリットを確認した。
また、電子カルテと調達を分離した場合のメリット・デメリットを明確にした。最終的には、初期費用を予算内に抑えた調達となった。